Office 365 bietet die kostenlose Nutzung von sog. freigegebenen Postfächern. Diese dienen z.B. als zentraler Maileingang für Service- oder Kontaktanfragen (z.B. info@itensity.de), die dann nach konfigurierbaren Rechten von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden können. Eine Office 365 Lizenz benötigen nur die Mitarbeiter, das zusätzliche Postfach kann lizenzlos erstellt werden.

Das Outlook auf dem PC oder MAC bindet das freigegebene Postfach automatisch ein. Das mobile Outlook in iOS bietet dieses Feature bisher allerdings nicht an. Nutzer mussten deshalb für das freigegebene Postfach mit der App OWA (Outlook Web Access) arbeiten, die quasi einen online Zugriff auf das Outlook im Office 365 Portal (https://login.microsoftonline.com) simuliert.

Nun hat Microsoft die OWA App abgekündigt. Hier die offizielle Auskunft von Microsoft:

"In recent years, we've invested heavily in delivering an award winning user experience and bolstering security in Outlook for iOS and Android, and have reached the point where the core value surpasses that of the OWA mobile apps. Key features have been built into the native Outlook mobile app. Remaining capabilities, such as Shared Mailboxes, will be built into Outlook by the end of the year but in the meantime, users can still access all OWA features from the browser on their mobile device."

Da die App OWA (Outlook Web Access) im Wesentlichen einen mobilen Online Zugriff auf das O365 Portal ermöglicht, ist eine etwas umständliche Lösung:

  • Im mobilen Browser (z.B. Safari) auf dem iPhone die Login Seite von O365 öffnen https://login.microsoftonline.com und dort die bekannten Login Daten eingeben (das müsste der Browser sich dann eigentlich für Folgezugriffe merken)
  • Dann können Sie aus dem Portal heraus Outlook im Web öffnen und sich dann (für die Folgezugriffe) ein Bookmark erstellen, welches Sie über das Safari Menü sogar auf die Startseite des iPhone legen können.

Eine elegantere - aber nicht richtig offizielle - Möglichkeit, die aber ohne Nebenwirkungen funktioniert, ist diese:2018_05_O365-Admin-Userlist.PNG

  • Mit einem freigegebenen Postfach kann man sich grundsätzlich nicht im Office 365 Portal einloggen, da es mit keiner Lizenz verbunden ist. Es gibt aber inzwischen die Möglichkeit ein Passwort für diesen Benutzer zu setzen. Dazu loggen Sie sich als ein User mit Admin-Rechten im Office 365 Portal ein und öffnen die Administration, und dort den Punkt "Benutzer - Aktive Benutzer" (siehe Bild rechts).
     
  • Hier öffnen Sie den Benutzer, der das freigegebene Postfach repräsentiert und können dann über den entsprechenden Button ein Passwort für das Postfach setzen (siehe Bild unten).2018_05_O365_Admin-info postfach passwort.PNG

 

 

 

 

 

 

  • Nun können Sie über den bekannten Weg einen Account z.B. in der Mail App im iPhone einrichten und nutzen dafür die dem Postfach zugeordnete Email-Adresse des freigegebenen Postfachs (Benutzername)  und das gerade gesetzte Passwort. Die Einrichtung sollte automatisiert erfolgen, falls nicht, ist lediglich der Mail Server von Office 365 zu ergänzen: outlook.office365.com.

Mit diesem vollwertigen Workarround kann man ganz entspannt auf die Einbindung der freigegebenen Postfächer in das mobile Outlook seitens Microsoft warten. 

 


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