"Mehr" Wert in Office 365

Der wesentliche Mehrwert von Office 365 lag bisher in Exchange Online, der professionellen und sicheren Email-Infrastruktur. Schon alleine dafür lohnt sich die kleine und günstige Lizenz Office 365 Business Essentials vom Ein-Mann-Unternehmen bis zum Mittelständler. Seit über einem Jahr gehört für mich auch das in der Lizenz enthaltene OneDrive for Business mit 1 Terrabyte Online Speicherplatz nicht mehr zu den Goodies, sondern zu einem Hauptfeature. Für den gemeinsamen Zugriff auf Informationen innerhalb von Kleinunternehmen oder auch von mehreren Arbeitsgruppen im Unternehmen war Office 365 aber m.E. bisher noch nicht gut aufgestellt.

Wir zeigen heute, wie sich das durch Microsoft Teams deutlich zum Positiven geändert hat.

Vorab: Lizenztechnisch ist Teams in der kleinen und der großen Lizenz enthalten, technisch werden Android und iOS mit einer eigenen App unterstützt, für den PC gibt es eine Desktop Anwendung. Teams soll langfristig Skype for Business ablösen und die zentrale Kollaborationsplattform werden. News, Chatten, Dateiablage, Telefon- oder Videokonferenzen, Nutzung weiterer O365 Features (z.B  OneNote, Planner) im Scope des jeweiligen Teams sind ebenfalls möglich.

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Anwendungsfall

Im Anwendungsfall geht es aber zunächst um die Aufgabe auf Dateien gemeinsam zuzugreifen, und zwar 1. lesend und schreibend und 2. ohne manuell Freigaben einrichten zu müssen und 3. bitte auch zur gleichzeitigen Bearbeitung durch unterschiedliche Personen des Teams.

Während in den Anfängen von OneDrive und Sharepoint in O365 nur Punkt 1. erfüllt war und Punkt 3. dann irgendwann zumindest für Office Online klappte, werden nun alle 3 Punkte abgedeckt.

Im Team haben sofort alle Mitglieder lesenden und schreibenden Zugriff auf alles, was im Team-Bereich erstellt oder eingestellt ist. Die Ordner- und Dateistruktur im Team-Bereich kann einmalig per Knopfdruck für die dauerhafte Synchronisation in den eigenen Explorer eingerichtet werden. Für jeden Team-Bereich gibt es dann ein eigenes OneDrive Icon (zusätzlich zum persönlichen OneDrive Speicher aus der public Cloud und des persönlichen OneDrive for business Speichers Office 365, sofern beides eingerichtet) in der Windows Symbolleiste.

Umständliche Sharepoint-Links für die gemeinsame Arbeit gehören der Vergangenheit an, die synchronisierten Team-Dateien können im Explorer geöffnet werden, in den lokal installierten Office Programmen ist die gleichzeitige Bearbeitung anderer Team-Mitglieder in Echtzeit über Zell- (Excel) bzw. Absatzmarkierungen (Word) zu sehen. In einer Zelle, bzw. in einem Absatz kann immer nur eine Person Änderungen vornehmen.

 

Einrichtung

Im O365 Portal starten wir die Webversion von Teams über die O365 Kacheln im Hauptmenü. Hier kann zunächst mit wenigen Angaben ein Team erstellt und Mitglieder zugewiesen werden. Zudem lohnt es sich direkt den Team Desktop Client von hier zu installieren. Für die Synchronisation der Team-Dateiablage im Explorer klickt jeder Nutzer einmalig auf den Link "In Sharepoint Online öffnen" und dann dort auf "Synchronsisieren".

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Damit ist die Einrichtung im Online Portal schon abgeschlossen und die Nutzung z.B. im Desktop Client oder mobil kann beginnen.

 

Bedienung

Detaillierte Anleitungen sind zuhauf im Netz vorhanden. Teams ist aber ziemlich selbsterklärend, was die Basisfunktionalitäten angeht, alles andere ergibt sich später. Was man aber wissen sollte: Die sog. Channels (Kanäle) haben eine wichtige Funktion für die Synchronisierung der Dateien. Im Teams/Sharepoint Symbol im Explorer wird auf oberster Ebene der Teamname aufgeführt (so dass mehrere Teams gleichzeitig synchronisiert werden können) und direkt dahinter der Channel.

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In Teams ist der Channel so eine Art Unterbereich, der sich durch alle Team Anwendungen durchzieht (OneNote, Chat, Dateien), so dass man Themen im Team clustern kann. Problematisch ist eine Unbenennung von Channels nach der Synchronisierung. Änderungen werden zunächst nur in Teams vorgenommen, nicht aber in Sharepoint. Man muss also in diesem Fall mehrfach unbenennen, also auch in Sharepoint und dann die Synchronisierung lösen und wieder neu einstellen.

 

Der Gast ist König

Abseits von kleineren Kinderkrankheiten funktioniert Teams sehr gut und bietet nun endlich auch das, was Kleinunternehmen wie wir selbst uns immer gewünscht haben: Teams ist offen für Gäste, und zwar auch ohne Lizenz. Es können also ganz einfach externe Email-Adressen hinzugefügt werden, deren Nutzer dann im Team vollwertig mitspielen können (wobei sehr wohl die Rechte von Gästen team-spezifisch eingeschränkt werden können). Die Gäste erhalten automatisch eine Email-Einladung und im Rahmen der ersten Anmeldung können sogar Datenschutzbedingungen eingebunden werden, da der Gast-Nutzer mit seiner Email-Adresse im Active Directory des O365 gespeichert wird und seine im Team eingespeisten Daten natürlich auch unter die DS-GVO fallen.

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Die einzige Bedingung für die Nutzung von Teams durch Gäste ist ein Microsoft Account. Hierbei ist es wie gesagt egal, ob es sich um einen anderen O365-Account handelt oder um einen ganz einfachen Privat / Live-Account (früher auch Live ID genannt) z.B. bei Outlook.com. Im Zweifel kann man diesen Account kostenlos im Rahmen der Teams-Anmeldung erstellen.

 

Fazit

Teams kann jeder normale User mit wenigen Klicks einrichten und es ist sofort und ohne Admin nutzbar. Neben Chat, Dateiablage und OneNote lassen sich weitere O365 Tools (z.B. Planner) und auch externe Tools (z.B. Trello) einbinden. Channels bilden dabei Unterbereiche in jeder Anwendung. Die Anwendungsmöglichkeiten für Microsoft Teams im Unternehmen sind vielfältig und mit der Öffnung für Gäste wird die immer mehr projektbezogene Zusammenarbeit auch zwischen Unternehmen auf eine neue Ebene gehoben. Wir sind jedenfalls gespannt auf die Ideen unserer Kunden.

Wer Teams unverbindlich kostenlos 30 Tage testen möchte, meldet sich einfach bei uns. Es lohnt sich.

 

Weiterführende Links:

Microsofts Eigenwerbung zum "Modern Workplace" mit O365: https://news.microsoft.com/de-de/features/digital-workplace/

Vertiefender Einstieg mit vielen Screenshots und Anleitungen: https://www.quest.com/community/quest/microsoft-platform-management/b/microsoft-platform-management-blog/posts/how-to-customize-microsoft-teams-putting-the-team-back-in-teamwork 


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